Jubileumcommissie
Benoeming:
Voor de jaarlijkse ledenvergadering worden 3 leden en 2 leden als reserve aangewezen c.q. benoemd door het bestuur.
Toegevoegd aan de commissie 1 à 2 bestuursleden.
De commissie wordt 1 x in de 5 jaar benoemd en wel in het jaar voorafgaand aan het jubileumjaar. [ het lustrum].
Uit de 3 leden wordt een woordvoerder [voorzitter] benoemd.
Taken commissie:
De commissie verzorgt de activiteiten met partner in het jubileumjaar inclusief de uitnodigingen.
Deze worden gehouden telkens 5 jaar na de oprichtingsdatum in 1957.
Kosten/Budget:
Het budget wordt in de ledenvergadering voorafgaand aan het jubileumjaar vastgesteld.
In overleg met het Bestuur worden de totale kosten in het betreffende jubileumjaar van de te plannen activiteit vastgesteld.
Deze kosten mogen het vastgestelde jaarbudget niet overschrijden.
De eventuele meerkosten t.o.v. het vastgesteld budget wordt door de deelnemers aan de activiteit naar rato voldaan d.m.v. een eigen bijdrage en bij “no show” zonder tegen bericht zal ook de eigen bijdrage betaald moet worden.
Kort na de activiteit zal de commissie zorg dragen dat de nota’s, digitaal naar de penningmeester, wordt toegezonden zodat deze voor betaling kan zorgen.
Indien eventuele voorschotten op een activiteit dienen te worden betaald dan kan dit verzoek met onderliggende stukken bij de Penningmeester worden neergelegd.
Programma:
Kort na de ledenvergadering zal de de eerste aanzet van het programma [invulling jubileumreceptie, activiteit] door de commissie worden gepresenteerd de commissie aan het Bestuur.
Uitvoering:
Jubileumreceptie:
Locatie: Zwijndrechtsche waard
Datum: Oprichtingsdatum: 25 januari
Invulling receptie Inhoud bepalen [Speech, drankje, hapje, muziek,kleding]
Uitnodigingskaart Invulling kaart/ antwoordkaart en versturen.
Registratie ontvangen antwoordkaarten verzamelen
Activiteit:
Bijeenkomst: De locatie wordt door de commissie vastgesteld.
Tijdsduur: Dag resp.middag en avond resp. weekend.
Vervoer: Buiten regio Zwijndrecht met de bus.
Programma:Cultureel, diner,
Bijeenkomst:
- Zorg dragen voor orde en netheid tijdens de bijeenkomst
- Instructies geven aan het personeel over de verstrekking van dranken en hapjes.
- Indien er busvervoer nodig is zorgen en aangeven waar vandaan en op welk tijdstip er vertrokken wordt.
- Zorgen dat er op tijd huiswaarts wordt vertrokken
- Zorgen voor een veilig bezoek
- Zorgen voor netheid bij bedrijf of organisatie
- Opening en dankwoord door de voorzitter of diens plaatsvervanger
Bij eigen vervoer:
- Aan de leden communiceren waar er parkeergelegenheid is
- Hoe te melden op de betreffende locatie
- Verder zoals bij gezamenlijk vertrek
Communicatie naar de leden:
De woordvoerder van de commissie verstrekt de webbeheerder ( tijdelijk het secretariaat) uiterlijk op een nadere vast te stellen datum het programma met voorlopige inhoudelijke informatie over de te plannen activiteit[en]..
De webbeheerder zorgt dat e.e.a. duidelijk in de agenda op de website wordt geplaatst.
Uiterlijk op [nog nader vast te stellen datum] dient een eerste bericht als uitnodiging naar de leden te zijn verstuurd e.e.a. is afhankelijk hoe de berichtgeving naar de leden is voor de receptie resp. Activiteit.
De uitnodiging naar de leden wordt door de commissie samengesteld waarin de volgende punten zijn opgenomen:
l Uitnodiging tekst
l Programma
l Vertrek en terugkomst tijden
l Wensen bij een eventueel diner/hapjes
l Hoogte van te betalen eventuele eigen bijdrage per persoon op rekening van de penningmeester.
l Uiterste aanmeldingsdatum en betaaldatum.
Voor die tijd zorgt de woordvoerder voor eventuele aanvullende informatie aan de webbeheerder, zoals: programma, locatie, tijdstip, vervoer, parkeergelegenheid en overige relevante instructies.
De webbeheerder zorgt dat alles duidelijk in de agenda op de website wordt geplaatst en verzorgt de eventuele mailing , in dien van toepassing, via de clubmailadres naar de leden.
In dien van toepassing: De leden melden zich aan- of af via de website.
Op de website zijn de aan- en afmeldingen van de activiteit zichtbaar.
Voor ondersteuning kan de webbeheerder geïnformeerd worden.
Wanneer de commissie van oordeel is dat er te weinig leden op de uitnodiging hebben gereageerd, dan wel dat er aanvullende informatie gecommuniceerd dient te worden, dan zal dit d.m.v. aangeleverde tekst door de webbeheerder via mail naar de leden gestuurd worden.