Nieuwjaarscommissie

Benoeming:

In de jaarlijkse te houden ledenvergadering worden 2 leden aangewezen c.q. benoemd door het bestuur. Het betreft een benoeming voor de nieuwjaar activiteit in het komende kalenderjaar.

In principe worden de commissieleden voor een periode van 1 jaar benoemd.
In overleg met Bestuurslid Algemeen Adjunct functionaris kan deze periode worden verlengd. 

Uit de 2 leden wordt een woordvoerder benoemd. 

Overdracht: 

Na de ledenvergadering (maart) hebben de oude- en de nieuwe commissieleden met elkaar contact voor activiteit kennisoverdracht. 

De terugtredende commissieleden zorgen dat voor de ledenvergadering van het betreffende jaar alle zaken omtrent de georganiseerde nieuwjaarsdag is afgewikkeld.

De nieuwe commissieleden zijn vanaf de jaarvergadering van het betreffende jaar verantwoordelijk voor de invulling van het programma. 

Taken commissie: 

De commissie verzorgt jaarlijks de nieuwjaarsbijeenkomst incl. de uitnodigingen.

Deze wordt gehouden op de zaterdagavond in de 2e week in de maand januari.

[E.e.a. vastgelegd in de Ledenvergadering] 

 

Kosten/Budget: 

Jaarlijks wordt in de ledenvergadering het jaarbudget vastgesteld voor de te organiseren nieuwjaarsbijeenkomst voor het volgend jaar. 

In overleg met de Bestuurslid Algemeen Adjunct worden de totale kosten in het betreffende kalenderjaar van de te plannen nieuwjaarsbijeenkomst vastgesteld.  

Deze kosten mogen het vastgestelde jaarbudget van € 4.500 excl. eigen bijdrage niet overschrijden.

De eventuele meerkosten t.o.v. het vastgesteld budget wordt door de deelnemers aan de activiteit naar rato voldaan d.m.v. een eigen bijdrage en bij “no show” zonder tegen bericht zal ook de eigen bijdrage betaald moet worden. [De max eigen bijdrage is € 50,00 per deelnemer]   

Kort na de activiteit zal de commissie zorgdragen dat de nota’s, digitaal via de
Bestuurslid Algemeen Adjunct naar de penningmeester, wordt toegezonden zodat deze voor betaling kan zorgen.  

Indien eventuele voorschotten op een activiteit dienen te worden betaald dan kan dit verzoek met onderliggende stukken bij de Penningmeester worden neergelegd. 

E.e.a. t.n.v.
Vereniging : Sociëteit "De Economische Club".
Adres: :       Willem Alexanderhof 27, 3331 AS Zwijndrecht

Programma: 

Kort na de ledenvergadering zal de eerste aanzet van de nieuwjaarsbijeenkomst worden gepresenteerd door de Bestuurslid Algemeen Adjunct of door de woordvoerder van de commissie aan het Bestuur. 

Uitvoering: 

Bijeenkomsten: 

• · De bijeenkomst wordt in een voor de economische club waardige locatie gehouden.
• · De bijeenkomst is voor leden en hun partners, weduwen en ereleden,
• · Voor de bijeenkomst wordt als kledingvoorschrift voorgeschreven e.e.a. zoals door het bestuur bepaald. [Black Tie]
• · Tijdens de bijeenkomst zal voor passende muziek worden gezorgd.
• · Op de bijeenkomst zal een passend meer gangen diner worden uitgeserveerd incl. bijpassende wijnen. Met dieet wensen wordt rekening gehouden.
• · Het is niet de bedoeling dat er sterke dranken worden geserveerd.
• · Indien de bijeenkomst buiten regio Zwijndrecht plaatsvindt zal voor vervoer voor de leden worden gezorgd.

 

Ontvangst met aperitief.

 

• · Opening en dankwoord door de voorzitter of diens plaatsvervanger
• · Vooraf zorg dragen over een goede zaalindeling (stoelen en tafels)
• · Zorg dragen voor orde en netheid tijdens de bijeenkomst
• · Instructies geven aan het personeel over de verstrekking van dranken en hapjes.
• · Indien er busvervoer nodig is zorgen en aangeven waar vandaan en op welk tijdstip er vertrokken wordt.
• · Zorgen dat er op tijd huiswaarts wordt vertrokken
• · Zorgen voor een veilig locatiebezoek
• · Zorgen voor netheid bij bedrijf of organisatie.

Vervoer: 

Bij eigen vervoer:

• · Aan de leden communiceren waar er parkeergelegenheid is.
• · Hoe te melden op de betreffende locatie
• · Verder zoals bij gezamenlijk vertrek

Busvervoer:

• · Indien het wenselijk is.
• · Voor gegronde reden, zal voor busvervoer worden gezorgd.
• · De kosten voor het busvervoer legt geen beslag op het budget. 

Communicatie naar de leden: 

De woordvoerder van de commissie verstrekt de webbeheerder (tijdelijk het secretariaat) z.s.m. doch uiterlijk 3 maanden voor aanvang van de bijeenkomst het programma met voorlopige inhoudelijke informatie over de te plannen activiteit. 

De webbeheerder zorgt dat e.e.a. duidelijk in de agenda op de website wordt geplaatst.  

Uiterlijk 6 weken voor aanvang van de Bijeenkomst dient een eerste bericht als uitnodiging naar de leden te zijn verstuurd.
De uitnodiging geschied d.m.v. een uitnodigingskaart via post verstuurd en ter aanvulling, mede voor de registratie, tevens per mail.

De uitnodiging naar de leden wordt door de commissie samengesteld waarin de volgende punten zijn opgenomen:

•  Uitnodiging tekst
•  Programma
•  Vertrek en terugkomst tijden
•  Wensen bij een eventueel diner
•  Hoogte van te betalen eigen bijdrage per persoon op rekening van de penningmeester.
•  Uiterste aanmeldingsdatum en betaaldatum. 

Voor die tijd zorgt de woordvoerder voor eventuele aanvullende informatie aan de webbeheerder, zoals: programma, locatie, tijdstip, vervoer, parkeergelegenheid en overige relevante instructies.

De webbeheerder zorgt dat alles duidelijk in de agenda op de website wordt geplaatst en verzorgt de mailing via het clubmailadres naar de leden. 

De leden melden zich aan -of af via de website `d.m.v. het formulier aanmelden bijeenkomst.
Op de website zijn de registraties van de activiteit zichtbaar.
Voor ondersteuning kan de webbeheerder geïnformeerd worden. 

Wanneer de commissie van oordeel is dat er te weinig leden op de uitnodiging hebben gereageerd, dan wel dat er aanvullende informatie gecommuniceerd dient te worden, dan zal dit d.m.v. aangeleverde tekst door de webbeheerder via mail naar de leden gestuurd worden.