Programmacommissie

Benoeming

In de jaarlijkse ledenvergadering worden uit de leden 3 Programmacommissieleden en 1 reservecommissielid aangewezen c.q. benoemd door het bestuur.

De commissieleden worden voor een periode van 3 jaar benoemd, waarbij elk jaar 1 commissielid uittreedt. Het reservecommissielid wordt dan toegevoegd aan de programmacommissie.
In overleg met de Bestuurslid Algemeen Adjunct kan benoemingsperiode worden verlengd.

Uit de 3 Programmacommissieleden wordt de langst zittende commissielid de woordvoerder [voorzitter].

Overdracht:

Na de ledenvergadering (maart) neemt bestuurslid Algemeen Adjunct contact op met de nieuwe commissieleden voor overleg over;

• Evaluatie voorafgaand verenigingsjaar
• Programma komende verenigingsjaar.
• Werkwijze commissie volgens handleiding.
• Wat verder nodig is.

Taken Programmacommissie:

De programmacommissie verzorgt jaarlijks 8 bijeenkomsten.

Deze worden gehouden op de 1ste maandag van de maanden mei, juni, juli, september, november, december en februari en april.

De bijeenkomsten wordt “om en om “afgewisseld met een thuisbijeenkomst [en bevat een presentatie/spreker] en een zoals bv. bedrijfsbezoek, cultureel bezoek, evenement, e.d.

Thuisbijeenkomsten:

• Restaurant "En Verre" aan het Maasplein 67 te Zwijndrecht
• Contactpersoon is: Jan-Willem van Lier, tel.nr. 06-15125244

En Verre wordt geïnformeerd door de programmacommissie over welke maandag de Club daar haar bijeenkomst houdt met aanvangstijdstip en/of spreker/presentatie. Als er bijzonderheden zijn idem.

Organisatie bijeenkomsten.

Het uit het netwerk van de leden organiseren van

• Bedrijfsbezoeken.
• Gastsprekers uitnodigen met club gerelateerde onderwerpen naar eigen inzicht van de programmacommissie.
• Organiseren van luchtige ontspanning activiteiten.
• en tijdens deze bijeenkomsten de leden voorzien van drankje en hapje.

Er wordt geen eigen bijdrage in de kosten van de leden gevraagd door de programmacommissie

Kosten/Budget: 

Jaarlijks wordt in de ledenvergadering het budget [= € 5250 v.a. 2020] van het verenigingsjaar vastgesteld:

• Voor de 8 bijeenkomsten is excl. de jaarvergadering.
• De kosten van de ledenvergadering (maart) zijn geen onderdeel van het budget.
  In overleg met de Bestuurslid Algemeen Adjunct worden de totale kosten in het betreffende kalenderjaar van de te plannen activiteiten vastgesteld. 

Deze kosten mogen het vastgestelde jaarbudget niet overschrijden.

Jaarprogramma:

Tijdens de ledenvergadering, dan wel zo snel mogelijk na de ledenvergadering, neemt bestuurslid Algemeen Adjunct contact op met de commissie voor overleg en zal de planning van de programma avonden worden gepresenteerd t.b.v. de website.

Het jaarprogramma voor de commissie loopt vanaf mei t/m april van het jaar daaropvolgend.

Uitvoering:

Thuisbijeenkomsten:

• Ontvangst met koffie, thee, fris [idem tijdens de gehele jaarvergadering]
• Indien nodig ontvangen en begeleiden van de gastspreker(s)
• Opening en dankwoord door de voorzitter van de club of de vice voorzitter [resp. commissie lid]
• Zorg dragen dat de gastspreker(s), indien nodig, de beschikking heeft over een beamer projectiescherm [beide in bezit van de Sociëteit en te verkrijgen bij Agro Delta], en geluid.
• Vooraf zorg dragen over een goede zaalindeling (stoelen en tafels)
• Zorg dragen voor orde en netheid tijdens de bijeenkomst
• Instructies geven aan het personeel over de verstrekking van dranken [Hollands assortiment] en hapjes.
• Zorg dragen voor een attentie voor de gastspreker(s).
• Zorgt dat planning van deze avonden tijdig met de eigenaar van „En Verre” wordt verzorgd. 

“Out the door” bijeenkomsten:

Bij eigen vervoer:

• Aan de leden communiceren waar er parkeergelegenheid is
• Hoe te melden op de betreffende locatie
• Verder zoals bij gezamenlijk vertrek.

Gezamenlijk vervoer:

• Als er busvervoer [let op het budget] nodig is zorgen en aangeven waar vandaan en op welk tijdstip er vertrokken wordt.
• Zorgen dat er op tijd huiswaarts wordt vertrokken
• Zorgen voor een veilig bezoek
• Zorgen voor netheid bij bedrijf of organisatie.
• Zorg dragen voor een attentie voor de gastheer/vrouw.
• Opening en dankwoord door de voorzitter of diens plaatsvervanger.

Communicatie naar de leden

De woordvoerder van de programmacommissie verstrekt de webbeheerder.
(tijdelijk het secretariaat)

• Het jaarprogramma met voorlopige inhoudelijke informatie over de te plannen activiteiten uiterlijk 1 maand na de jaarvergadering.
  De webbeheerder zorgt dat e.e.a. duidelijk in de agenda op de website wordt geplaatst.
• 14 dagen voor de activiteit de tekst voor de uitnodiging die naar de leden wordt verstuurd.

De woordvoerder zorgt voor die tijd aan de webbeheerder.

• Aanvullende informatie, zoals: programma, locatie, tijdstip, vervoer, parkeergelegenheid en overige relevante instructies.

De webbeheerder die zorgt dat alles in de agenda op de website wordt geplaatst.

• Verzorgt de mail met uitnodiging naar de leden
• Ook dat deze in de uitnodiging op de website wordt geplaatst.

De leden melden zich aan-of af via de website d.m.v. een aanmeldingsformulier.
De gegevens van het aanmeldingsformulier komt bij de webmaster terecht en plaatst deze op de website/App.

Op de website onder menuknop “Overzicht deelnemers bijeenkomst “worden de registraties periodiek door de webbeheerder vermeld.

Wanneer de programmacommissie van oordeel is dat er te weinig leden op de uitnodiging hebben gereageerd, dan wel dat er aanvullende informatie gecommuniceerd dient te worden, dan zal dit na ontvangst door de webbeheerder door hem worden gerealiseerd.