Werkwijze commissies
- Het bestuur kan zich doen bij staan door commissies en regelt de samenstelling en werkwijze van deze.
Werkwijze Commissies,
Er zijn een 8-tal commissies bij de vereniging.
De leden voor deze commissies worden door het bestuur in de jaarlijkse ledenvergadering voorgedragen en door de leden benoemd.
Elk van de commissies heeft zijn eigen aantal leden en werkwijze en wordt benoemd voor de in de taakomschrijving van de commissie genoemde periode.
De commissies zijn:
- Kascommissie*2
- Programmacommissie *1
- Uitgaansdagcommissie *1 "jaarlijks uitstapje"
- Nieuwjaarscommissie *2 "Diner dansant Black Tie"
- Lief en Leedcommissie*3
- Jubileumcommissie *4 lustrumactiviteit" om de 5 jaar
- Nieuwe ledencommissie *5
- IT commissie*3 [in voorbereiding]
Aanspreekpunt commissie:
*1/ Bestuurslid Algemeen Adjunct namens het bestuur voor de Programmacommissie en Uitgaansdagcommissie.
*2/ De penningmeester namens het bestuur voor de Kascommissie en Nieuwjaarscommissie.
*3/ De secretaris namens bestuur voor de Lief en Leedcommissie.
*4/ Secretaris en/of penningmeester namens bestuur voor de Jubileumcommissie.
*5/ Vicevoorzitter namens bestuur Nieuwe Ledencommmissie.
Hij ziet erop toe dat de activiteiten worden georganiseerd volgens de richtlijnen zoals het bij de Sociëteit Economische Club is bedoeld en dat ook
- Alle relevante informatie van de commissie tijdig en op juiste wijze naar de leden van de club wordt verzorgd.
- De tekst voor de website, respectievelijk de uitnodigingen/ mededelingen voor bijeenkomsten, die via de mail gaan, op tijd naar de leden worden gecommuniceerd.
- Dat de vastgestelde budgetten van de commissie niet worden overschreden.
- Jaarlijks het budget wordt vastgesteld in overleg met de penningmeester.
- Ontvangt offertes en facturen van de commissie en geeft zijn akkoord voordat deze naar de penningmeester gaan voor betaling die dan voor de financiële afwikkeling zorgdraagt.
Bijeenkomsten met partner zijn het "jaarlijks uitstapje”, de "nieuwjaarsbijeenkomsten en het "lustrumactiviteit”. Voor deze bijeenkomsten of gelijkluidende bijeenkomsten worden specifieke commissies benoemd die, met een door de ledenvergadering vastgestelde budget, worden georganiseerd tegen een te verwachten kwaliteitsniveau.
De eventuele meerkosten t.o.v. het vastgesteld budget wordt door de deelnemers aan de activiteit naar rato voldaan d.m.v. een eigen bijdrage en bij "no show" zonder tegen bericht zal ook de eigen bijdrage betaald moet worden.
Communicatie naar leden.
De webmaster, nu tijdelijk het secretariaat, plaatst de activiteit[bijeenkomst] volgens het vastgesteld jaarprogramma in de agenda op de website en past deze op een later tijdstip aan met het programma die door de commissies aan de webmaster wordt aangeleverdj. Hierdoor is het programma van de bijeenkomst voor iedereen altijd te raadplegen.
Op verzoek stuurt de webmaster de uitnodigingsmail uiterlijk 14 dagen voor aanvang van de bijeenkomst namens de organisatiecommissie naar de leden.
Hierdoor krijgen de leden het [eventuele aangepaste] programma van de bijeenkomst en dient men zich via een link voor deelname aan- resp. af te melden via het meldings- formulier bijeenkomst op de website.
Deze aan- of aanmelding kan eventueel later, tot de sluitingsdatum, door de leden zelf worden aangepast.
Op de website van de betreffende bijeenkomst is de opgave van aan- en afmeldingen te vinden.
Normaliter doet de commissie zelf de verdere afwikkeling van de te organiseren bijeenkomst zoals de mail mededelingen naar de leden iz herinnering, resp. betaling van de eigen bijdrage, programma aanpassing en andere informatie.
De webmaster wordt via mail hiervan in kennis gesteld en doet al het nodig, gezien de inhoud van deze mededelingen, de website aanpassen.
Betalingen van de eigen bijdrage worden door de penningmeester ontvangen en kunnen bij hem opgevraagd worden iz de status van te ontvangen betalingen.