Uitgaansdagcommissie “Jaarlijks uitje “
Benoeming:
In de jaarlijks te houden ledenvergadering worden 3 leden en 1 á 2 leden als reserve aangewezen c.q. benoemd door het bestuur om zitting te nemen in de uitgaansdagcommissie.
In principe worden de commissieleden voor een periode van 1 jaar benoemd.
De 1 á 2 leden die als reserve zijn aangewezen vormen in het daaropvolgend jaar de commissie aangevuld met de 3e persoon.
In overleg met bestuurslid Algemeen Adjunct kan deze periode worden verlengd.
Uit de 3 leden wordt een woordvoerder [voorzitter] benoemd.
De commissie:
De commissie verzorgt de jaarlijkse uitgaansdag voor de leden met partner van de Sociëteit De Economische Club.
Deze wordt gehouden op de 1ste resp.2e zaterdag van de maand oktober behalve als in de ledenvergadering anders is besloten.
In het lustrumjaar is er geen uitgaansdag.
Overdracht:
Na de ledenvergadering (maart) neemt bestuurslid Algemeen Adjunct contact op met de nieuwe commissieleden om met elkaar te overleggen over de uitvoering van de uitgaansdag.
De nieuwe commissieleden organiseert deze in het betreffende jaar en zorgt voor de invulling van het door de commissie zelf vastgestelde programma.
Kosten/Budget:
Jaarlijks wordt in de ledenvergadering het jaarbudget vastgesteld voor de te organiseren uitgaansdag.
In overleg met de Bestuurslid Algemeen Adjunct worden de totale kosten in het betreffende kalenderjaar van de te plannen uitgaansdag vastgesteld.
Deze kosten mogen het vastgestelde jaarbudget niet overschrijden. [€ 3.500 v.a. 2018 excl. Eigen Bijdrage]
De eventuele meerkosten t.o.v. het vastgesteld budget wordt door de deelnemers aan de activiteit naar rato voldaan d.m.v. een eigen bijdrage en bij “no show” zonder tegen bericht zal ook de eigen bijdrage betaald moet worden.
[De Eigen Bijdrage heeft een maximum van € 50,00 per deelnemer].
Kort na de activiteit zal de commissie zorgdragen dat de nota’s, digitaal via het bestuurslid Algemeen Adjunct voor akkoord, naar de penningmeester wordt toegezonden zodat deze voor betaling kan zorgen.
Indien eventuele betalingsvoorschotten op de activiteit dienen te worden betaald dan kan dit verzoek met onderliggende stukken bij de Penningmeester worden neergelegd.
E.e.a. t.n.v.
Vereniging : Sociëteit "De Economische Club".
Adres: : Willem Alexanderhof 27, 3331 AS Zwijndrecht
Programma:
Kort na de ledenvergadering zal de eerste aanzet van de Uitgaansdag worden gepresenteerd door de woordvoerder van de commissie aan het Bestuur.
Uitvoering:
Locatie: De locatie wordt door de commissie vastgesteld.
Tijdsduur: Middag en avond
Vervoer: Eigen vervoer. Buiten de regio met de bus.
Programma: Cultureel en diner.
Bijeenkomst:
- - Zorg dragen voor orde en netheid tijdens de bijeenkomst- Instructies geven aan het personeel over de verstrekkingen.
- - Indien er busvervoer nodig is zorgen en aangeven waar vandaan en op welk tijdstip er vertrokken wordt.
- - Als de lunchtijd in de bus valt dan zorgt men voor eenvoudige invulling daarvan [bv. broodjes en drinken.]
- - Zorgen dat er op tijd huiswaarts wordt vertrokken
- - Zorgen voor een veilig bezoek aan de locaties.
- - Zorgen voor netheid bij bedrijf of organisatie
- - Opening en dankwoord door de voorzitter of diens plaatsvervanger
Bij eigen vervoer:
- - Aan de leden communiceren waar er parkeergelegenheid is
- - Hoe te melden op de betreffende locatie
- - Verder zoals bij gezamenlijk vertrek
Communicatie naar de leden:
De woordvoerder van de commissie verstrekt de webbeheerder (tijdelijk het secretariaat) z.s.m. doch uiterlijk 3 maanden voor aanvang van het jaarlijks uitje het programma met [voorlopige] inhoudelijke informatie over de te plannen activiteit.
De webbeheerder zorgt dat e.e.a. duidelijk in de agenda op de website wordt geplaatst.
Uiterlijk 6 weken voor aanvang van de Uitgaansdag dient een eerste bericht als uitnodiging naar de leden te zijn verstuurd.
De uitnodiging geschied d.m.v. een uitnodigingskaart via post verstuurd en ter aanvulling, mede voor de registratie, tevens per mail.
De uitnodiging naar de leden wordt door de commissie samengesteld waarin de volgende punten zijn opgenomen:
- Uitnodiging tekst
- Programma
- Vertrek en terugkomst tijden
- Wensen bij een eventueel diner
- Hoogte van te betalen eigen bijdrage per persoon op rekening van de penningmeester.
- Uiterste aanmeldingsdatum en betaaldatum.
Voor die tijd zorgt de woordvoerder voor eventuele aanvullende informatie aan de webbeheerder, zoals: programma, locatie, tijdstip, vervoer, parkeergelegenheid en overige relevante informatie.
De webbeheerder zorgt dat alles duidelijk in de agenda op de website wordt geplaatst en verzorgt de uitnodigingsmail via het clubmailadres naar de leden.
De leden melden zich aan -of af via de website `d.m.v. het formulier “aanmelden uitgaansdag”. Wordt door de webbeheerder geactiveerd.
Op de website zijn de registraties, die periodiek worden vermeld, van de activiteit zichtbaar.
Voor ondersteuning kan de webbeheerder geïnformeerd worden.
Wanneer de commissie van oordeel is dat er te weinig leden op de uitnodiging hebben gereageerd, dan wel dat er aanvullende informatie gecommuniceerd dient te worden, dan kan dit d.m.v. aangeleverde tekst die door de webbeheerder via mail naar de leden wordt verstuurd.
Uitgaansactiviteiten voorgaande jaren:
2022 Geen uitgaansdag ivm het 13e fustrumfeest
2021 Dordrecht [ sobere uitvoering]
2020 Geen uitgaansdag ivm afgekondige Corona-maatregelen
2019 Zeeland: Middelburg
2018 Utrecht
2017 n.v.t. i.v.m. jubileumactiviteit
2016 Zeeland [ watersnoodmuseum/ Zierikzee
2015 Den Haag [automuseum Louwman, Panorama Mesdag, Hotel Des Indes, Strandclub WIJ].
2014 Haarlem [ Stadswandeling, Musea, restaurant “Hout” diner ].
2013 Studio 21, Hilversum
2012 Geen uitje i.v.m. jubileumactiviteit
2011 “Kookschool” te Den Haag.
2010 “Op zoek in Rotterdam”.
2009 “Ontdekking Dordrecht”.
2008 Amsterdam
2007 Geen uitje i.v.m. jubileumactiviteit
2006 Provincie Zeeland
2005
2004
2003
2002 Geen uitje i.v.m. jubileumactiviteit
???? Den Bosch
Voorgaande jaren informatie nog te vergaren.